Gouvernance

 

 


ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES

L’Assemblée générale annuelle des membres est tenue à une date fixée par le conseil d’administration dans les cent vingt (120) jours qui suivent la fin d’un exercice financier. Elle a pour buts :

  • de recevoir et d’approuver le rapport du conseil d’administration
  • d’approuver les états financiers et le rapport des auditeurs externes
  • de nommer le ou les auditeurs externes
  • d’élire les administrateurs, sous réserve des dispositions prévues au présent règlement
  • de ratifier tout règlement, s’il y a lieu
  • de prendre en considération et disposer de toute autre affaire dûment inscrite à l’ordre du jour

Les délégués des membres et toute autre personne invitée par le président d’assemblée peuvent assister à une assemblée des membres. Cependant, seuls les délégués des membres réguliers sont habilités à voter.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le conseil d’administration compte 15 membres, dont 14 agissent à titre d’administrateurs. Le conseil doit être majoritairement composé de présidents-directeurs généraux, directeurs généraux ou directeurs généraux adjoints des établissements membres de SigmaSanté. Afin d’assurer la représentativité de l’ensemble des membres, la répartition des sièges des
administrateurs est la suivante :

  • Huit directeurs généraux (ou adjoints) d’établissements
  • Deux représentants des agences, dont un PDG
  • Un représentant des médecins
  • Trois directeurs financiers
  • Le directeur général de SigmaSanté

COMITÉ DE PLANIFICATION

Formé de membres du conseil d’administration, ce comité élabore les plans, les politiques et les stratégies de développement de SigmaSanté. Ses mandats sont :

  • Recommander les priorités annuelles
  • Améliorer la qualité et l’efficacité des processus d’appel aux marchés
  • Recommander les ajustements à l’offre de service selon l’évolution des besoins des membres
  • Soutenir l’implantation des meilleures pratiques
  • Prendre connaissance des résultats sur la performance de l’organisme

COMITÉ DE GOUVERNANCE ET D’ÉTHIQUE

Le comité d’éthique et de gouvernance, formé de membres du conseil, a pour mandat de :

  • Élaborer des règles de gouvernance pour la conduite des affaires de l’organisme
  • S’assurer de la mise en place d’un code d’éthique et de déontologie applicable aux membres
    du conseil d’administration et au personnel de l’organisme
  • Recommander au conseil d’administration les mesures à prendre dans les situations concernant
    la gouvernance et l’éthique qui lui sont soumises
  • Élaborer des profils de compétences et d’expérience pour la nomination des membres du conseil
    d’administration et des membres des différents comités
  • Élaborer des critères pour l’évaluation du fonctionnement du conseil d’administration
  • Élaborer un programme d’accueil et de formation continue pour les membres du conseil d’administration

Formé de membres du conseil, le comité d’audit est responsable de :

  • S’assurer qu’un plan visant une utilisation optimale des ressources est mis en place
    et d’en assurer le suivi
  • S’assurer que soit mis en place et appliqué un processus de gestion des risques pour
    la continuité des affaires
  • Réviser toute activité susceptible de nuire à la bonne situation financière de l’organisation
    portée à sa connaissance
  • Examiner les états financiers avec le vérificateur nommé par le conseil d’administration
  • Recommander au conseil d’administration l’approbation des états financiers
  • Veiller à ce que des mécanismes de contrôle interne soient mis en place et de s’assurer qu’ils soient adéquats et efficaces.

DIRECTION GÉNÉRALE

La direction générale est responsable, sous l’autorité du conseil d’administration, de l’administration et du fonctionnement de SigmaSanté. Elle assure la gestion courante des activités et des ressources et elle rend compte de sa gestion au conseil d’administration.

La direction générale veille à l’exécution des décisions du conseil d’administration et s’assure que lui soit transmise toute l’information requise ou qui lui est nécessaire pour assumer ses responsabilités.

Elle exerce également toute autre fonction ou responsabilité prévue par toute législation applicable, notamment et sans restriction la Loi sur les contrats des organismes publics.

COMITÉS SECTORIELS

Composés d’un représentant désigné par la direction de chacun des établissements publics, les comités sectoriels ont pour responsabilités de:

  • Recommander le calendrier d’appel au marché pour les dossiers regroupés sous une même famille
  • Prendre connaissance des tendances du marché pour chacun des dossiers du secteur
  • Recommander la stratégie en vue du prochain appel au marché
  • S’assurer de maintenir un niveau de concurrence acceptable
  • Désigner, au besoin, les représentants des comités des utilisateurs
  • Prendre connaissance des résultats des appels d’offres (participation, concurrence, écarts de prix)
  • Assurer le suivi de la gestion contractuelle et de la participation des établissements
  • Soutenir l’adoption des pratiques exemplaires dans le domaine de l’approvisionnement et de la logistique dans leur secteur d’activité

COMITÉS DES UTILISATEURS

Ces comités sont constitués d’utilisateurs de produits ou services faisant l’objet d’un éventuel appel d’offres et d’approvisionneurs représentant les établissements. Les membres sont reconnus pour leur expertise dans un domaine spécifique. Ils savent ce qui est attendu du produit ou service, l’environnement dans lequel ce dernier est utilisé, les conditions spéciales dont il faut considérer l’importance, etc.

Les comités des utilisateurs sont particulièrement actifs au moment de la préparation du dossier, avant même le lancement du mandat. Selon la nature des dossiers, ces comités peuvent demeurer actifs pour assurer, en collaboration avec SigmaSanté, le suivi du dossier. De façon plus précise, les membres de ces comités:

  • présentent les besoins de leur type d’établissement tout en considérant les besoins de l’ensemble des établissements participants
  • signent tous les documents relatifs à la confidentialité et aux conflits d’intérêt
  • contribuent à l’identification des produits ou services génériques devant être ajoutés au dossier
  • partagent leurs connaissances de l’industrie et leur expérience avec divers fournisseurs
  • procèdent à l’évaluation de produits ou services
  • participent à l’élaboration de la stratégie d’appel d’offres (nature et durée du contrat, modalités d’attribution, critères de conformité ou de qualité, etc.)
  • colligent et présentent les préoccupations de leurs pairs
  • sont identifiés sur www.commercesante.com afin que leurs pairs puissent communiquer avec eux lorsque requis (les fournisseurs n’ont toutefois pas accès à cette information)

COMITÉ DIRECTEUR DES APPROVISIONNEMENTS ET DE LA LOGISTIQUE

Composé de chefs approvisionneurs des établissements membres, ce comité joue un rôle consultatif auprès de la direction générale en formulant des recommandations sur l’ensemble des éléments de son mandat, c’est-à-dire :

  • Prendre connaissance des priorités annuelles d’approvisionnement regroupé et exercer un suivi
  • S’assurer de la qualité et l’efficacité des processus de gestion contractuelle
  • S’assurer de la qualité des informations servant à la préparation des appels d’offres et à la reddition de compte
  • Prendre connaissance des résultats des appels d’offres (participation, concurrence, écarts de prix)
  • Soutenir l’adoption des pratiques exemplaires en approvisionnement et en logistique
  • Identifier les besoins en formation des membres
  • Proposer les ajustements à l’offre de service pour tenir compte de l’évolution des besoins

 

Conseil d’administration et ses comités

 

Comité directeur des approvisionneurs